Automaatne arvete saatmine meilile
Automaatne arvete saatmine meilile lahendus võimaldab järgmist:
- Määra kliendile dokumendi saatmise profiil, saatmaks automaatselt arveid kliendi meilile peale konteerimist
- Saa ülevaade saatmise olekutest ning saatmise ajast konteeritud arvete loendis
- Halda ühe tööjärjekorra kande käivitusega saadetavate arvete mahtu (vältimaks meiliserveri sattumist musta spämmi nimekirja)
- Saada arve maksja meiliaadressile
Eeltingimused ning seadistus:
- Konteeritud müügiarvete ja müügi kreeditarvete edukaks meilitsi saatmiseks tuleb “Aruandevalik - Müük” lehel linnukesega märkida “Kasuta meilisõnumi manuses” (Kasutus vastavalt Arve või Kreeditarve).
- Vajadusel kasutajat teavitatakse nimetatud määrangu tegemise vajadusest, kui kasutaja “Dokumendi saatmise profiil” lehel aktiveerib valiku “Saada müügiarve meiliga automaatselt”.
- Tööjärjekorra tööd on vajalikud saatmaks arveid, mille meiliga saatmise olekuks on “Ootab saatmist”
- Lahendus loob vajalikud tööjärjekorra tööd, kui kasutaja “Dokumendi saatmise profiil” lehel aktiveerib valiku “Saada müügiarve meiliga automaatselt” ning kasutajat teavitatakse tööjärjekorra seadistamise ning aktiveerimise vajadusest.
- Lahendus loob vajalikud tööjärjekorra tööd, kui kasutaja “Dokumendi saatmise profiil” lehel aktiveerib valiku “Saada müügiarve meiliga automaatselt” ning kasutajat teavitatakse tööjärjekorra seadistamise ning aktiveerimise vajadusest.
Tööjärjekorra kande mainimist väärivad seaded:
| Väli | Kirjeldus |
|---|---|
| Käivitatava objekti liik | Aruanne |
| Käivitatava objekti liik | 70405500 Müügiarve ja 70405501 Kreeditarve puhul |
| Aruande päringuakna valikud | Määra sobiv “Max saadetavaid arveid ühe tööga” Vaikimisi (määrangu väärtus 0) saadetakse 100 arvet ühe käivitumisega. Määratav väärtus peaks vastama Teie meiliserveri limiitidele (küsi oma IT administraatorilt) ning üldteada spämmifiltrite lävenditele. Sobiva määrangu tegemiseks tuleb arusaadavalt arvestada ka määrangut “Minutite arv käivitamiste vahel”. |
Kasutusstsenaariumid:
- Saada arve kliendile meilitsi automaatselt peale konteerimist
- Loo dokumendi saatmise profiil ning tee valik “Saada müügiarve meiliga automaatselt”
- Määra loodud dokumendi saatmise profiil kliendi kaardile
- Täida kliendikaardi väli “Meil” või kliendi “Dokumendi kujundused” lehel “Saada meilile”
- Soovitatav on luua sobiva sisuga “Meilisõnumi sisu kujunduse kirjeldus” ning teha valik “Kasuta meilisõnumi sisus”
- Peale arve konteerimist saab arve meiliga saatmise olekuks “Ootab saatmist”
- Tööjärjekorra kanne “Konteeritud müügiarvete meiliga saatmine” käivitub ja saadab ära vastavas olekus olevad arved ning märgib meiliga saatmise olekuks “Saadetud” ja täidab välja “Meiliga saatmise aeg”
- Saada arve käsitsi meiliga
- Saates arve meilitsi toimingu “Saada meilisõnumiga” abil märgitakse samuti meiliga saatmise olekuks “Saadetud” ja täidetakse väli “Meiliga saatmise aeg”
- Saaja meiliaadress võetakse Maksja kliendilt
- Käsitsi “Meiliga saatmise olek” muutmine
- Vali konteeritud müügiarve/kreeditarve ning vali Protsess -> “Uuenda dokument”
- Sektsioonis “Meiliga saatmine” vali uus “Meiliga saatmise olek” väärtus
- Märkus! Oleku muutmise korral tühjendatakse väli “Meiliga saatmise aeg”
- Vaata saaja meiliaadressi või tõrke põhjust
- Vali konteeritud müügiarve/kreeditarve ning vali Toimingud -> Tegevuse logi
- Vali konteeritud müügiarve/kreeditarve ning vali Toimingud -> Tegevuse logi
Märkused:
- Kui loodud meilisõnumid on edukalt meiliserverile (vastavalt saatmiseks kasutatavale meilikontole) üle antud, siis nende arvete saatmise olekusks määratakse “Saadetud”
- Seega kui meiliserveril ei õnnestu toimetada meilisõnumit saajale, siis see info ei jõua tagasi Business Centrali
- Lahenduseks on kontrollida meilikonto sõnumeid, mida kasutati meiliserveri poolt meilisõnumite saatmiseks
- Seega kui meiliserveril ei õnnestu toimetada meilisõnumit saajale, siis see info ei jõua tagasi Business Centrali
- Kui Business Centralil ei õnnestu meilisõnumeid üle anda meiliserverile, siis määratakse olekuks “Tõrge” ning vastavad meilisõnumid leiab “Nurjunud meilid väljundkaustast”
- Kui tõrke põhjuseks on Saaja meiliaadressi puudumine, siis määratakse olekuks “Tõrge” ning meilisõnumit ei üritata meiliserverile üle anda
- Tõrke põhjuse väljaselgitamiseks vali Toimingud -> Tegevuse logi
- Kui tõrke põhjuseks on Saaja meiliaadressi puudumine, siis määratakse olekuks “Tõrge” ning meilisõnumit ei üritata meiliserverile üle anda
Täpsema info saamiseks, palun võtke ühendust BCS Itera AS-ga: www.itera.ee