Lepingute haldus
Lepingute funktsionaalsus võimaldab BC-s järgmist:
- Müügi- ja ostulepingute haldus
- Müügipäise ja müügiridade summade jälgimist lepingu numbri alusel
- Ostupäise ja osturidade summade jälgimist lepingu numbri alusel
- Lepingute tugi projekti kaardil projekti müügiarvet loomiseks
- Partneri ja lepingute tugi projekti plaanimisridadel planeerimise eesmärgil
- Vaikedimensioonide kasutamine lepingtel
- Lepingu arvelduse ridade loomine
- Perioodiliste müügiarvete loomine lepingu arvelduse ridade alusel
Sisukord
Seadistamine
Funktsionaalsuse kasutamiseks tuleb Lepingute seadistuses seadistada järgmised väljad:
| Väli | Selgitus |
|---|---|
| Lepingute numbrid | Antud väljal määratakse ära lepingute numbriseeria. Väärtus on valitav Numbriseeriate loendist. |
| Lepingu täitmise kontod | Tuleb ära määrata PR kontode filter mille pealt hakatakse lugema lepingu täitmist. Näiteks tulu ja kulukontod, kuhu tekib lepingu kandeid. Kindlast võiks välja jätta käibemaksu ja reskontroga seotud kontod. Võib sisestada konkreetsed kontod ja/või kontode vahemiku (näiteks vahemik 30000..90000). |
| Vaikimis lepingu tüüp | Määrab ära uute lpingute vaikimisi lepingu tüübi. |
| Vaikimisi lepingu kategooria müügi jaoks | Määrab uute müügilepingute vaikimisi kategooria. |
| Vaikimisi lepingu kategooria ostu jaoks | Määrab uute ostulepingute vaikimisi kategooria. |
| Lepingu aruande ID | Määrab vaikimisi aruande ID lepingu väljatrüki jaoks, vaikimisi kantakse see edasi uutele Lepingu kategooriatele. |
Arveldamisega seotud seadistused
| Väli | Selgitus |
|---|---|
| Näita arvelduse infot | Määrab kas Arveldamise info vahekaart on müügilepingutel nähtav või mitte. |
| Lepingu arvelduse ridade loomise kuupäevavalem | Määrab vaikimisi kuupäevavalemi Järgmise arvelduse kuupäeva jaoks kui kasutatakse funtksiooni Lepingu arvelduse ridade loomine (CM). |
| Müügiarvete loomise kuupäevavalem | Määrab vaikimisi kuupäevavalemi Konteerimiskuupäeva jaoks kui kasutatakse funtksiooni Müügiarvete loomine (CM). |
Projektidega seotud seadistused
| Väli | Selgitus |
|---|---|
| Kanna lepingu nr. projekti arve päisesse | Võimaldab projekti kaardile valitud lepingu numbri kaasa võtta projekti arve loomisel ning lisada selle loodud projekti arve päissesse. |
Kontaktidega seotud algseadistus kui kontaktimoodul pole kasutuses
| Väli | Selgitus |
|---|---|
| Ava turunduse seadistus ja täida automaatselt kliendi ja hankija ärisuhte tähised, kontaktide numbriseeria | Avab turunduse seadistuse ja täidab automaatselt Kliendi ja Hnakija ärisuhete tähised kui need on tühjad. Lisaks loob ja täidab kontaktide numbriseeria kui see väli on tühi. |
| Käivita masstöö “Loo klientidest kontaktid | Runs BC batchjob that creates Contacts from Customers. |
| Käivita masstöö “Loo hankijatest kontaktid | Runs BC batchjob that creates Contacts from Vendors. |
Lepingu kategooriad
Lepingu kategooriad võimaldavad teil kirjeldada erienvat tüüpi kategooriaid, et lepinguid oleks lihtsam grupeerida.
| Väli | Selgitus |
|---|---|
| Lepingu kategooria tähis | Võimaldab määrata lepingu kategooria tähise. |
| Lepingu kategooria kirjeldus | Võimaldab määrata lepingu kategooria kirjelduse. |
| Müük, Ost, Muu | Müük tuleks märkida juhul kui kategooriat peaks saama valida müügilepingutele (Tüüp Müük), Ost tuleks märkdia juhul kui kategooriat peaks saama valida ostulepingutele (Tüüp Ost), Muu tuleks märkida juhul kui kategooriat peaks saama valida ka muudele lepingutele (Tüüp Muu). |
| Müügilepingute arv ja Ostulepingute arv | Kuvab müügi/ostulepingute arvu antud kategoorias. |
| Kanna Välise lepingu nr. müügipäisesse | Määrab vaikeväärtuse, selle kategooria uute lepingute jaoks, kandmaks Välise lepingu nr.-t edasi müügipäisesse. |
| Lepingu Aruande ID | Määrab vaikeväärtuse, selle kategooria uute lepingute jaoks, lepingu aruande ID jaoks mis on leingu väljatrüki aluseks. |
| Lepingu kujunduse kirjeldus | Määrab vaikeväärtuse, selle kategooria uute lepingute jaoks, lepingu kujunduse kirjelduse - valitakse kliendi poolt sellele aruande ID-le määratletud Kohandatud aruannete kujunduste hulgast. |
Arveldamisega seotud seadistused
| Väli | Selgitus |
|---|---|
| Vaikimisi arveldusperioodi valik | Võimaldab antud kategooriasse kuuluvate lepingute jaoks määrata vaikimis arveldusperioodi valiku. |
| Vaikimisi arveldusperiood | Võimaldab antud kategooriasse kuuluvate lepingute jaoks määrata vaikimis arveldusperioodi. |
| Vaikimisi liik | Võimaldab antud kategooriasse kuuluvate lepingute lepingu ridade jaoks määrata vaikimisi liigi. |
| Vaikimisi nr. | Võimaldab antud kategooriasse kuuluvate lepingute lepingu ridade jaoks määrata vaikimisi nr. |
Kasutamine
Lepingu loomine
Lepingute lahenduse puhul on võimalik hallata nii ostu-, müügi- kui ka muid lepinguid. Uue lepingu sisestamiseks tuleb avada Lepingud ning luua uus kirje kasutades nuppu +Uus.
Avaneval lepingu kaardil on võimalik täita ja jälgida järgenvaid välju:
| Väli | Selgitus |
|---|---|
| Lepingu nr.* | Täitub automaatselt vastavalt Lepingute seadistuses määratud numbriseeriale. |
| Lepingu tüüp* | Määratakse ära kas tegemist on ostu, müügi või mõne muu lepinguga. Valik määrab ühtlasi ära ka selle kas leping on valitav ostuarvele (Ost) või müügiarvele (Müük). |
| Lepingu kategooria** | Lepingu liigitamiseks ja kategooriapõhiste vaikeväärtuste toomiseks lepingu kaardile saab valida lepingu kategooria. Valik Lepingu kategooriate loendist. |
| Nimetus ja Kirjeldus** | Lepingu nimetuse ja lühikirjelduse sisestamiseks. |
| Partneri nr.* | Võimaldab määrata lepingu osapoole, valik toimub Kontaktide loendist. Kui kontakt on seotud ka mõne Kliendi või Hankijaga siis kuvatakse vastavad andmed väljadel Kliendi nr ja nimi ning Hankija nr ja nimi. |
| Pealepingu nr. | Võimaldab lepingute grupeerimist ühise tunnuse (pealepingu) alla, väljalt avaneb valik Lepingute loendisse. Vaikimisi täidetakse lepingu enda numbriga. |
| Välise lepingu nr. | Võimaldab sisestada partneripoolse lepingu numbri. |
| Kanna Välise lepingu nr. müügipäisesse | Võimaldab valida kas soovitakse arvele lepingu numbri valimisel kaasa tuua ka Välise lepingu nr. mis lisatakse Välise dokumendi nr. väljale. |
| Algus- ja Lõpukuupäev** | Määratakse ära mis on lepingu kehtivusaeg. Väli on informatiivse tähendusega |
| Maksetingimused | Võimaldab määrata lepingus kokkulepitud maksetingimused. Väärtus kantakse üle müügi/ostu päisesse peale lepingu nr valimist dokumendi päises. |
| Müügiisiku/Sisseostja tähis | Võimaldab määrata müügiisiku/sisseostja kes on vastava lepingu eest vastutav. Väärtus kantakse üle müügi/ostu päisesse peale lepingu nr valimist dokumendi päises. |
| Lukus | Võimaldab lepingu märkida lukus olevaks. Lepingut ei kuvata enam lepingu valiku juures ost- ja müügidokumentidel ega projektide valikutes. |
Vahekaardil Finants on võimalik täita ja jälgida järgenvaid välju:
| Väli | Selgitus |
|---|---|
| Summa** | Võimaldab määrata lepingu summa, mille alusel hakatakse kuvama ka lepingu jääki. |
| Summa KM-ga | Võimaldab sisestada lepingu summa koos käibemaksuga. |
| Täitmine (KV) | Kuvab lepinguga seotud summasid Pearaamatu kannete alusel. Kannetele on summa arvutamiseks rakendatud Lepingute seadistuses määratud filtrit. |
| Täitmise % | Kuvab täitmise protsenti mida arvutatske vastavalt väljadele Summa ja Täitmine (KV). |
| Jääk (KV) | Kuvab lepingu jääki mis leitakse väljade Summa ja Täitmine (KV) alusel |
| Alamlepingute arv | Kuvab alamlepingute arvu ehk lepinguid millele on pealepinguks valitud antud leping. Pealeping ise ei lähe arvesse. |
| Alamlepingute täitmine (KV) | Kuvab alamlepingute Täitmine (KV) summat. Pealeping täitmist siia ei liideta. |
Vahekaardil Seosed on võimalik täita ja jälgida järgenvaid välju:
Vahekaardil Seosed kuvatavad väljad (Kliendi nr. ja nimi ning Hankija nr. ja nimi) täituvad automaatselt peale partneri valimist. Väljad täituvad ainult juhul kui partneriks valitud Kontakt on seotud kliendi ja/või hankijaga. Kui seos luuakse hiljem, siis tuleb lepingu päises kasutada tegevust Uuenda kliendi/hankija seos, mis uuendab Kontaktiga (Partneri nr.) seotud Kliendi ja Hankija seosed ka lepingul.
| Väli | Selgitus |
|---|---|
| Lepingu Aruande ID | Määrab millist aruande ID-d kasutatakse antud lepingu väljatrükki aluseks. |
| Lepingu kujunduse kirjeldus | Määrab millist lepingu kujunduse kirjeldust kasutatakse antud lepingu väljatrükiks - valitakse kliendi poolt sellele aruande ID-le määratletud Kohandatud aruannete kujunduste hulgast. |
*Väljad mis tuleb kndlasti täita **Väljad mis on soovituslikud täita
Lepingu kopeerimine
Ava Lepingute loend või Lepingu kaart ja kasutage nuppu Kopeeri leping. Avaneb järgnev vaade:
Täitke ära Uue lepingu nr., kui soovite lepingule numbri käsitsi määrata, või märkige linnukes Kasuta numbriseeriat, kui soovite, et uue lepingu number võetakse numbriseeriast. Täiendavalt saate valida ka seda kas kopeeritakse ka lepingu read - *Kopeeri lepingu read
- Vaikimisi täidetakse Lepingu nr. ja Lepingu nimi selle lepingu infoga mida kopeeritakse.
Vajutage OK.
Avaneb Lepingu kaart uue lepingu andmetega, millelt kopeerimisel eemaldati dimensioonide ja summade info.
Lepingu kasutamine ostu- ja müügidokumentidel
Müügi- ja ostudokumentidel on võimalus valida päisesse väljale Lepingu number sobiv leping Lepingute loendist. Kui dokumendi päisesse on lepingu number valitud siis lisatakse see automaatselt ka igale dokumendi reale. Dokumendi ridadel on võimalik lepingu numbrit muuta.
Tähtis
Dokumentidele valitavate lepingute valik on piiratud järgnevate tunnuste alusel:
- Lepingu liigiga ehk müügidokumentidele saab valida lepinguid liigiga Müük ja ostudokumentidele liigiga Ost.
- Ostja või müüja numbriga ehk müügidokumentidel Ostja-kliendi number ning ostudokumentidel Müüja-Hankija number.
- Valikust jäävad välja ka Lukus lepingud.
Kui tingimustele vastavat lepingut siiski valikus ei kuvata võib asi olla selles, et lepingul on uuendamata Kliendi/Hankija seos. Uuendamiseks tuleb Lepingu kaardil vajutada nuppu Uuenda kliendi/hankija seos, mis uuendab Kontaktiga (Partneri nr.) seotud Kliendi ja Hankija väärtused lepingul.
Dokumendi konteerimisel kantakse lepingu number edasi konteeritud dokumentidele, pearaamatusse, kliendi- ja hankijareskontrosse ning projektiandmiku kannetesse.
Tähtis
Arvestama peab sellega, et kliendi- ja hankijareskontrosse liigub lepingu number mis on valitud dokumendi päisesse. Kui ridadel on kasutatud ka teisi lepingu numbreid siis need liiguvad edasi vastavatele tulu ja kulukannetele.
Lepingu täituvuse jälgimine
Lepingu täituvust ning jääki on võimalik jälgida Lepingute loendist või Lepingu kaardilt järgnevatelt väljadelt:
- Täitmine (KV) - kuvab lepinguga seotud summasid Pearaamatu kannete alusel. Kannetele on summa arvutamiseks rakendatud Lepingute seadistuses määratud filtrit.
- Jääk (KV) - kuvab lepingu jääki mis leitakse väljade Summa ja Täitmine (KV) alusel
Lisaks on nii loendist kui kaardilt võimalik avada ka seotud Pearaamatu kanded kasutades selleks nuppu Täitmise kanded.
Lepingute kasutamine projektides
Lepinguid on võimalik kasutada ka projektimoodulis nii Projekti kaardil kui ka Projekti plaanimisridadel.
Projekti kaardile on võimalik sisestada projektiga seotud müügileping.
Lepingu valimisel rakenduvad järgnevad filtrid:
- Lepingu liik ehk projektile saab valida lepinguid liigiga Müük.
- Klient ehk projektile saab valida lepinguid mis on seotud projektil märgitud Maksja-kliendi nr.-ga.
- Valikust jäävad välja ka Lukus lepingud.
Projekti müügiarve loomisel kantakse leping üle ka loodavale Müügiarvele.
Projekti plaanimisridadele on võimalik sisestada Partneri nr. ning temaga seotud ostu- või müügileping. See võimaldab jälgida seda kas näiteks allhanke puhul on partneriga juba leping sõlmitud või mitte ning hiljem jälgida ka lepingu täituvust.
Lepingu valimisel rakenduvad järgnevad filtrid:
- Partner ehk projekti plaanimisreale saab valida lepinguid mis on seotud projekti plaanimisreale märgitud Partneri nr.-ga.
- Valikust jäävad välja ka Lukus lepingud.
Arveldamine
Funktsionaalsus võimaldab sisestada arvldamise infot lepingu kaardile ning seejärel lepingu ridadele. Peale seda saate luua lepingu arvelduse ridu, et kontrollida õigsust ning kõrvalekaldeid, ning seejärel saate nende ridade alusel luua müügidokumente.
Tähtis
Arvelduse info vahekaart on nähtav ainult juhul kui Lepingute seadistuses on see lubatud ja lepingu tüüp on Müük! Lepingu read vahekaart muutub nähtavaks peale seda kui arveldus info kuupäevaväljad on täidetud ning on klikatud Lisa lepingu read!
Arvelduse info vahekaardil on võimalik täita järgenvad väljad:
| Väli | Selgitus |
|---|---|
| Maksja kliendi nr. | Võimaldab määrata maksja kliendi numbri. Kui väli pole täidetud siis kasutatakse müügidokumendi loomsiel kliendi vaikeväärtust. |
| Saaja-aadressi tähis | Võimaldab määrata saaja-aadressi. Kui väli pole täidetud siis kasutatakse müügidokumendi loomsiel kliendi vaikeväärtust. |
| Arveldusperioodi valik | Võimaldab määrata vaikimisi arvldusperioodi valiku lepingu ridade jaoks. |
| Arveldusperiood | Võimaldab määrata vaikimisi arvldusperioodi lepingu ridade jaoks. Vaikimisi on väli peidetud. |
| Arvelduse alguskuupäev | Võimaldab määrata vaikimisi arvelduse alguskuupeäva lepingu ridade jaoks. |
| Esimese perioodi lõppkuupäev | Võimaldab määrata vaikimisi esimese perioodi lõppkuupäeva lepingu ridade jaoks. See väli võmaldab mängida esimese perioodi pikkusega, et sättida tuelvikuperioodid täiskuude peale. |
| Arvelduse lõppkuupäev | Võimaldab määrata vaikimisi arvelduse lõppkuupäeva lepingu ridade jaoks |
| Lisa lepingu read | Aktiveerib vahekaardi Lepingu read ja sisestab esimese lepingu rea vaikeväärtustega Lepingu kategoorialt ja Arvelduse info vahekaardilt. |
Lepingu read vahekaardil on võimalik täita järgenvad väljad:
| Väli | Selgitus |
|---|---|
| Liik | Võimldab määrata liiki. Vaikeväärtus võetakse Lepingu kategooria alusel. |
| Nr. | Võimaldab määrata nr. mida hakatakse arveldama. Esimese rea vaikeväärtus võetakse Lepingu kategooria alusel |
| Kirjeldus | Võimaldab määrata rea kirjelduse. |
| Kogus | Võimaldab määrata arveldatavat kogust. |
| Mõõtühik | Võimaldab määrata arveldatavat mõõtühikut. Vaikimsi on väli peidetud. |
| Ühiku hind KM-ta | Võimaldab määrata arveldatavat ühiku hinda. |
| Rea summa KM-ta | Kuvab arvutatud rea summat. Väli ei ole muudetav. |
| Kehtiv | Võimaldab määrata kas rida on kehtiv või mitte. Vaikeväärtus on Kehtiv. |
| Lisa perioodi tekst | Võimaldab määrata kas uus perioodi infoga tekstirida lisatakse peale antud rida kui luuakse lepingu arvelduse ridu. |
| Arveldusperioodi valik | Võimaldab määrata arveldusperioodi valiku antud reale. Vaikeväärtus võetakse Arvelduse info vahekaardilt. |
| Arvelduse alguskuupäev | Võimaldab määrata arvelduse alguskuupäeva antud reale. Vaikeväärtus võetakse Arvelduse info vahekaardilt. |
| Esimese perioodi lõppkuupäev | Võimaldab määrata arveldusperioodi valiku antud reale. Vaikeväärtus võetakse Arvelduse info vahekaardilt. |
| Järgmsie arvelduse kuupäev | Kuvab antud rea Järgmsie arvelduse kuupäeva (järgmsie perioodi alguskuupäev), väli täidetakse automaatselt peale tegevuse Lepingu arvelduse ridade loomine käivitamist. Väli ei ole muudetav. |
| Arvelduse lõppkuupäev | Võimaldab määrata arvelduse lõppkuupäeva antud reale. Vaikeväärtus võetakse Arvelduse info vahekaardilt. |
Lepingu ridade põhine müügidokumentide loomine koosneb kahest sammust: Lepingu arvelduse ridade loomine ja Müügiarvete loomine.
Lepingu arvelduse ridade loomine
Esimene samma on luua Lepingu arvelduse read.
Ava Lepingute loend või Lepingu kaart ja kasutage nuppu Lepingu arvelduse ridade loomine (CM). Avaneb järgnev vaade:
Täitke ära Järgmise arvelduse kuupäev, seda kuupeäva rakendatakse lõpu filtrina vaheimikule mida rakendatakse Kehtivatele lepingu ridadele. Seda rakendatakse väljale Järgmine arvelduse kuupäev või Arvelduse alguskuupeäv (kui eelnev väli on veel tühi) ning seejärel luuakse Lepingu arvelduse read iga Lepingu rea kohta mis vastav filtri kriteeriumitele.
- Vaikimisi täidetakse see Täna + kuupäevavalem Lepingute seadistuse väljalt Lepingu arvelduse ridade loomise kuupäevavalem.
- Täiendavalt on võimalik valida filtreid ka Lepingu ja Lepingu ridade tabelitest.
- Kui nuppu klõpsatakse Lepingu kaardilt siis vaikimisi rakendatakse Lepingu nr. filtrit.
Vajutage OK.
Kasutage Lepingu kaardilt nuppu Lepingu arvelduse read, et avada loend. Kontrollige kas arvleudse read loodi ning kas need paistavad korrektsed, et nende alusel müügidokumendid luua. Loend ei ole redigeeritav.
Mõned väljad selgitust ei vaja, kuid mõnele on selgitused lisatud allpool.
| Väli | Selgitus |
|---|---|
| Konteerimiskuupäev | Vaikimisi Perioodi alguskuupäev. |
| Perioodi alguskuupäev ja Perioodi lõppkuupäev | Kuvavad tegelikku arvelduse perioodi. |
| Olek | Kuvab antud rea olekut. Uus - Esimene olek kõikidel loodud ridadel. Samuti taastatakse selline oleks ridadel mis müügidokumendilt eemaldatakse või kui kogu müügodokument eemaldatakse. Tellimus - Kui ridade alusel on loodud Müügitellimus. Arve - Kui ridade alsuel on loodud Müügiarve. Konteeritud - seotud müügidokument on konteeritud. Tühistatud - rida on tühistatud kasutades nuppu Tühista. Tühistada saab ainult ridu mille olek on Uus. |
| Dokumendi nr. | Kuvab seotud dokeumdni numbrit (tellimus, arve, konteeritud arve). |
Müügiarvete loomine
Teien samm on Müügitellimuste või Müügiarvete loomine.
Avage Lepingute loend või Lepingu kaart ja kasutage nuppu Müügiarvete loomine (CM). Avaneb järgnev vaade:
Täitke ära Konteerimiskuupäev, seda kuupeäva rakendatakse lõpu filtrina vaheimikule mida rakendatakse Lepingu arvelduse ridadele mille olek on Uus. Seda rakendatakse väljale Konteerimiskuupäev ning seejärel luuakse Müügairved/Tellimsued kõikide lepingu arvelduse ridadega mis vastavad filtrite kriteeriumitele ning need grupeeritakse vastavalt Arvete loomise alusele.
- By default it is filled with Today + date formula from Create Sales Invoices Date Formula in Contract Setup.
- Additonal filters can be applied from Contracts or Contract Invoice Lines.
- If clicked from Contract Card then Contrat No filter will be entered automatically.
| Väli | Selgitus |
|---|---|
| Asenda konteerimiskuupäev | Võimaldab loodavatel müügidokumentidel asendada Konteerimiskuupäeva. Vaikimisi võetakse müügidokumendi konteerimiskuupäev esimeselt sellele dokumendile lisati lepingu arvelduse realt. |
| Arvete loomise alus | Võimaldab määrata mille alusel ridadest dokumendid luuakse. Leping - üks arve/tellimus iga lepingu kohta. Ainult ühe lepinguga seotud read lisatakse ühele arvele/tellimsuele. Klient - üks arve/tellimuse kliendi kohta. Read erinevatest sama kliendi lepingutest koondatakse kokku ühele arvele/tellimusele. Pealeping - üks arve/tellimus pealepingu kohta. Read erienvatest lepingutest millel on sama pealepingu number koondatakse kokku ühele arvele/tellimusele. |
| Loo kui | Võimaldab määrata millist tüüpi müügidokumendid luuakse: Arved (vaikimisi) või Tellimsued. |
Vajutage OK.
Täpsema info saamiseks, palun võtke ühendust BCS Itera AS-ga:
https://www.itera.ee