Reaalajapank: kasutusjuhend
Liitumisjuhendi leiate siit.
Sisukord
- Rollikeskus
- Leht Maksežurnaal
- Leht Pangakontod
- Leht Maksete sobitamise žurnaalid
- Ostuarvete ja maksete integratsiooni lahendus
- Kõige levinumad lahendused
Rollikeskus
Kuhi Reaalajapank
Tagasilükatud maksed
Siia jõuab info tagasilükatud maksete kohta. Kui pank tuvastas vea peale makse panka saatmist Maksežunraalist, siis jõuab see tehing siia. Igal tehingul on kirjas, milles tõrge seisnes. Üleval on toiming “Peida/Kuva”, millega saab tehingud antud kuhjast eemaldada.
Ootel maksed
Siia jõuab info maksete kohta, mis on panka edastatud ning on seal ootel maksete nimekirjas. Need tuleb pangas kinnitada.
Leht Maksežurnaal
Siin tuleb makseread luua. Saab teha ka maksed tulevikku - ülekanne toimub sellel kuupäeval, mis on märgitud “Konteermiskuupäevaks”.
Maksete panka saatmine
Ilma Reaalajapanga äpita tuleb vajutada “Ekspordi…” vahelehel Pank - tekib XML fail, mis tuleb internetipangas importida. Reaalajapanga äpiga tuleb vajutada “Edasta panka…”.
Oota töötlemise tulemust
Kui “Oota töötlemise tulemust” on sisse lülitatud, siis toimub makse käsitlus kohe ning saadakse esimene tagasiside, kas kõik tehingud olid korrektsed. Kui tagasiside ütleb “Aksepteeritud” olid kõik read korrektsed.
Kui tagasiside ütleb “Tagasi lükatud” oli kogu maksefail tagasi lükatud. Kui tagasiside ütleb “Osaliselt aksepteeritud”, siis vähemalt üks makserida oli failis probleemne.
Selleks, et näha, milles probleem on, tuleb samas Maksežurnaalis, vahelehel Pank vajutada “Maksekorralduste registrid”. Seal on kõige ülemine rida just eksporditud maksefail ning vajutades väljal “Ülekannete arv”, avaneb detailne vaade, kus on kõik tehingud. Seal on ka märgitud read, mis olid probleemsed ning ei läbinud pangapoolset kontrolli ega salvestunud panka.
Allkirjastamata maksed
Kui “Allkirjasta maksed” on väljas - panka saadetakse allkirjastamata maksed ning need tuleb pangas kinnitada. Pangas saab allkirjastamisel kasutada kõiki variante - ID-kaart, Smart-ID ja Mobiil-ID.
Allkirjastatud maksed
Kui “Allkirjasta maksed” on sees - taustal luuakse XML, mis ootab Smart-ID allkirjasid volitatud isikutelt. Lahenduse kasutuseks peab olema installitud Smart-ID äpp, kasutajatele isikukoodid seadistatud ning pangakontodel määratud volitatud isikud.
Kui makseridade looja on ka volitatud kinnitaja:
Avaneb tal kohe Smart-ID allkirjastamise aken ning ta saab kohe allkirjastada.
Kui volitatud kinnitajaid on veel/makseridade looja ei ole volitatud kinnitaja:
Edastab süsteem emaili kinnitaja(te)le. Emailis on link, mis viitab Business Centrali lehele Maksekorralduse reg. kanded ning seal on kuvatud kõik tehingud, mis ühe maksefailina lähevad panka. Business Centralis saab tehingud üle vaadata ning siis allkirjastada Smart-ID-ga. Selleks on üleval toiming “Allkirjasta kõik”.
Kust leiab allkirjastamist vajavad tehingud Business Centralis?
Kõik maksefailid asuvad lehel Maksekorralduste registrid. Sinna saab, kui minna Maksežurnaali ning vahelehele Pank. Samuti leiab lehe, kui see otsingusse sisestada.
Allkirjastamist ootavatel maksefailidel on väljal “Allkirjastamise staatus” kirjas Allkirjastamine pooleli. Kui avada väli “Allkirjastajad”, siis seal on kuvatud kõik nõutud allkirjastajad ning kas nad on allkirjastanud juba ja millal. Samuti saab sealt uuesti välja saata meiliteavitused.
Selleks, et näha kõiki tehinguid, mis maksefailis on ning nendega tutvuda enne allkirjastamist, tuleb avada väli “Ülekannete arv”. Kasutades toimingut “Allkirjasta kõik” saab read Smart-ID-ga kinnitada.
Millal makse panka liigub?
Kohe kui kõik volitatud isikud on oma allkirjaga maksefaili kinnitanud, liigub maksefail panka. Maksekorralduste registris on ka väljal “Allkirjastamise staatus” kirjas Saadetud. Enam ei ole vaja internetipangas midagi kinnitada ning tehingud jäävad ootama oma ülekande kuupäeva.
Maksed panka edastatud
Soovitame konteerida tehingud alles siis, kui need on väljavõttega hiljem sisse imporditud. Sedasi on kindlus, et tehing reaalselt ka pangas läbi läks. Kui siiski vaja ette konteerida või tegite kogemata - leiate vastuse alt.
Maksežurnaal tuleb peale maksete panka saatmist tühjaks kustutada. Kõik avatud kanded on siin žurnaali töölehel juba seotud maksetega - imporditud väljavõtte pealt ei tuvastata siduvusi samade kannetega. Maksežurnaal tuleb teha tühjaks.
Leht Pangakontod
Kõikidel pangakontodel on uued väljad: “Saldo pangas” ja “Konteerimata summa”. Kui pangakonto on seadistatud pangaäpi ühendusega, siis klikkides väljadel asuvatel summadel, avanevad täpsemad vaated.
Saldo pangas
“Saldo pangas” väärtus kuvab reaalselt seisus internetipangas. Seda arvutatakse iga tehinguga ümber ning on sama värske kui kõige uuem sõnum, mis pangaühenduse kaudu on laekunud.
Klikkides väljal “Saldo pangas” olevad summal, avanevad antud pangakonto kõik tehingud üks-ühele kujul, täpselt nii nagu need on ka internetipangas. Punasega on väljaminekud, rohelisega sissetulekud. Siia salvestub ka logi - kas tehing on pearaamatusse konteeritud või mitte, mis oli “Vastenduse täpsus” konteerimise hetkel. Kui kasutusel on automaatne konteerimine, siis automaatikaga konteeritud tehingute puhul on “Vastenduse täpsus” märgitud Kõrge.
Konteerimata summa
Väli “Konteerimata summa” on väljade “Saldo pangas” ja “Saldo” (ehk pearaamatusse konteeritud summa) erinevus.
Väljal “Konteerimata summa” klikkides avaneb antud pangakonto Maksete sobitamise žurnaal. Siit leiab antud pangakonto tehingud, mis on Reaalajapanga ühenduse kaudu laekunud ning vajavad veel raamatupidaja üle vaatamist enne konteerimist. Samad tehingud saab kätte kui otsida Maksete sobitamise žurnaale.
Pangakonto kaart
Siin saab määrata antud pangakontole nõutud allkirjastajaid, et kasutada allkirjastatud maksete edastamist. Kõik kasutajad, kes on määratud nõutud allkirjastajaks, peavad oma allkirjaga kinnitama maksefaili, et see panka läheks. Kasutajaid saab määrata toiminguga “Allkirjastajad”.
Leht Maksete sobitamise žurnaalid
Siin on nimekiri pangakontodest, mis on seni kasutanud Reaalajapanga ühendust tehingute importimisel. Neid avades saab üle vaadata tehingud, mis on veel konteerimata pearaamatusse. Siin ridu kustutada ei saa.
Kõik tehingud olenemata kuupäevast on ühes vaates. Samuti ei ole võimalik tehinguid kustutada. Võimalik kuupäeva alusel filtreerida neid. Selleks, et tehingu saaks ära konteerida, siis tuleb kindlasti veenduda, et veerus “Erinevus” ei oleks ühtegi punast summat. See tähendab, et tegu on rahaga, mis on üles jäänud ning tuleb enne konteerimist ära siduda.
Kuidas viia punane summa “Erinevus” eraldi reale?
Tee aktiivseks rida, mille “Erinevust” soovid uuele reale viia. Mine vahelehele “Käsitsi sidumine” ning seal vali “Vii erinevus üle kontole”. Vali kas Kliendi, Hankija või PR konto ning vajuta OK.
Kui on vaja tekkinud rida siduda konkreetse Kliendi/Hankija avatud kandega, siis tee aktiivseks lisandunud rida ning vajuta “Eemalda sidumised”. Nüüd ava käsitsi sidumise aken - kas vajuta väärtusele, mis asub lahtris “Vastenduse täpsus” või mine vahelehele Käsitsi sidumine ning seal vali “Seo käsitsi…”. Nüüd saad valida konkreetse avatud kande, millega tehing siduda.
“Erinevust” saab uutele ridadele viia nii mitu korda kui vaja.
Maksežurnaalis konteeriti tehingud ette
Sellised makseread sulgevad Hankijaandmiku kanded, kuid loovad uued pangakontoandmiku kanded, mis jäävad avatuks. Selleks, et need saaksid suletud tuleb oodata, kuni väljavõtte laekub süsteemi. Süsteem tuvastab ise ära maksed, mis said varem konteeritud ning sobitab need olemasolevate Pangakontoandmiku kannetega.
Kui varasemalt konteeritud tehing on Maksete sobitamise žurnaalis sobitatud Pangakontoandmiku kandega, siis on veerus “Konto liik” märgitud Pangakonto. Nende tehingute “Vastenduse täpsus” on Kõrge. Kontrolli mõttes võib nendele käivitada “Konteerimise eelvaate” ning seal tuleb teade, et ühtegi uut kannet ei looda. Need tehingud saab ära konteerida - sellega vaid suletakse eelnevalt loodud Pangakontoandmiku kanded.
Kui hakkategi ette konteerima teadlikult kõiki makseid hankijatele, siis võib lehel Maksete sidumise seadistus välja lülitada “Luba hankijaandmiku kannete sidumine”.
Kui see oli ühekordne juhus, siis tasub lehel Maksete sidumise seadistus ajutiselt välja lülitada “Luba hankijaandmiku kannete sidumine”. Maksete sobitamise žurnaalis üles leida tehingud, mis said eelnevalt konteeritud, need valida ning käivitada “Eemalda sidumised”. Seejärel käivitada tehingutel “Seo valitud…”. Nüüd saab tehingud konteerida ning seejärel uuesti lehel Maksete sidumise seadistus sisse lülitada “Luba hankijaandmiku kannete sidumine”.
Sidumise kinnitamine
Tehingud, mis on üle vaadatud tasub märkida ära - kasuta selleks toimingut “Kinnita sidumised”. Sedasi on lihtsam hallata, millised tehingud on üle kontrollitud ning kinnitatud. See on ka abiks kui on soov vahepeal žurnaalis tehinguid vähendada ning osaliselt konteerida neid.
Kuidas osaliselt konteerida?
Kui oled valmis osad tehingud ära konteerima, siis vajuta nuppu “Konteeri…”. Nüüd avaneb hüpikaken. Automaatselt on täidetud samad filtrid, mis žurnaali töölehe vaateski olid. Lisaks saab märkida, mis “Vastenduse täpsus” olema peab, et konteerida tehingud ära. Kui filtriväljad tühjaks jätta, konteeritakse kõik vaates olnud tehingud ära.
Samamoodi saab filtreid valida ka konteerimise eelvaates.
Vastenda tekst kontoks
Siin saab määrata tehingu teksti osasid ning millisele kontole süsteem need peaks automaatselt siduma. Nt tehingu, mis sisaldavad teksti “teenustasu” saab määrata konkreetsele PR kontodele.
Täiendused. Väljas “Vastendamise tekst” saab kasutada *, et veel täpsemini määrata tehingu vastendamise teksti. Lisaks PR kontodele saab tehinguid määrata ka konkreetsetele Kliendi, Hankija või Pangakonto kontodele (nt kaarditerminalid).
Igal real saab määrata ka dimensioone. Selleks kasutada toimingu “Dimensioonid”. Sinna saab panna ühe või mitu dimensiooni ning määrata kontreetsed Dimensiooniväärtused.
Lisatud on ka väli “Vastendamise seotud osapoole liik”, kus saab määrata, kas vastendus käivitub ainult Organisatsioonide või ainult Eraisikute puhul. Kui väli tühjaks jätta käivitub vastendmaine olenemata maksja liigist.
Ostuarvete ja maksete integratsiooni lahendus
Ostuarve kinnitamine ning selle konteerimine eeldab, et selle arve eest tuleb tulevikus ka tasuda, enamasti enne makse tähtaega. Nüüd on võimalus ostuarve kinnitamisel kohe luua ka Maksekorralduse register ning selle loomisega edastatakse ka nõutud makse kinnitajatele meiliteavitused makse allkirjastamise nõudega. Lahendus ühildub BC standard töövoo malliga “Purchase Invoice Apporval Workflow”.
Kasutamine
Ostuarve kinnitusnõude edastamisel käivitub standardne protsess - nõutud kinnitajale edastatakse kinnitusnõuded. Kui arve kinnitajaid on ainult üks, siis kinnitamise järgselt arve vabastatakse ning arve alusel luuakse kohe Maksekorralduse register, mis on automaatselt suunatud allkirjastamisele. Kui arve kinnitajaid on töövoos seadistatud rohkem, siis Maksekorralduse register luuakse alles peale viimast kinnitust. Igal juhul luuakse Maksekorraldus register alles siis, kui arve on saanud kõik kinnitused ning vabastatud.
Kui ostuarve kinnitaja kinnitab arve, loob süsteem taustal ajutise Maksežurnaali nimetusega “REALTIME” ning loob antud arve alusel sinna makserea, mis on ka arvega seotud. Kui korraga kinnitada mitu arvet, nt seda läbi Rollikeskuse kuhja Minu kinnitada kinnitusnõuded, loob süsteem sellesse ajutisse žurnaali iga arve alusel eraldi makserea ning seob arvega.
Kui arve ainus või viimane kinnitaja on seadistatud ka makse allkirjastajaks, siis avaneb sellele kasutajale kohe allkirjastamise aken Smart-ID kontrollkoodiga. Teistele nõutud kinnitajatele edastatakse meiliteavitused makse allkirjastamise nõudega. Peale allkirjastamisi kontrollib süsteem, kas kõik nõutud allkirjad on olemas ning kas seotud arve(d) on konteeritud - maksefaili ei edastata panka enne, kui arve on konteeritud ning kõik allkirjad olemas.
Kui ainsal või viimasel ostuarve kinnitamisel tekib tõrge Maksekorralduse registri loomisel, kuvab süsteem järgnevat tõrget: Faili eksportimisel ilmnes tõrkeid. Lahendage iga eksporditava rea puhul paremal pool kuvatavad tõrked ja proovige siis uuesti eksportida. Tõrke lahendamiseks tuleb minna lehele Maksežurnaalid ning seal valida ajutine žurnaal “REALTIME“. Sealsed tõrkes olevad makseread on punasega märgistatud ning peale maksete parandamist/täiendamist tuleb käivitada toiming “Edasta panka…” ning veenduda, et sisse on lülitatud ka funktsionaalsus “Allkirjasta maksed”.
Peale edastamist kustutada äsja eksporditud makseread ning kustutada ka žurnaali tööleht ise. Selleks avada ülevalt väljalt “Töölehe nimetus” menüü (kolm täppi lahtris). Avanenud lehel valida Töölehe realt sama tööleht ning kustutada sealt.
Kontaktinfo
Täpsema info saamiseks, palun võtke ühendust DIGMATIX Estonia AS-ga: https://www.digmatix.com/ee